Un punto clave para cualquier tipo de evento y sin importar si es pago o gratuito, es comunicar correctamente la venta de entradas o inscripciones. El objetivo de una buena comunicación para un evento tiene que ser aprovechar la atención de los lectores o de la audiencia para que se informen sobre los datos básicos pero relevantes sobre la experiencia que estas organizando y ésto se vea reflejado en más ventas o personas que asisten a tus eventos.

Los errores más comunes son no aclarar si para participar es necesario inscribirse o comprar un ticket; informar el precio o avisar que es gratuito; notificar cómo o dónde se puede realizar la inscripción y los medios de pago disponibles. El error más común en la actualidad es es no dar a conocer e incluir en cada comunicación que el evento tiene un sitio web y que desde él, en la mayoría de los casos, las personas pueden comprar la entrada o completar un formulario de inscripción y recibir el ticket de confirmación por mail.

Muchos creadores de eventos realizan esfuerzos enormes de difusión, promoción y comunicación para sus eventos y se olvidan de lo básico.

¿Qué es lo básico para comunicar la venta de entradas o inscripciones?

Lo que no puede faltar:

  • Nombre del evento: para que la audiencia pueda identificarlo y recordarlo;
  • Orador o artistas: son o deberían ser, junto con la temática, el anzuelo para que las personas se interesen por tu evento por eso es de suma importancia que des a conocer éste dato.
  • Lugar: para que sepan dónde se realiza, no es lo mismo un evento en el centro de la ciudad que en las afueras;
  • Fecha y horario: para que el público lo agende y evalúe la viabilidad de participar;
  • Valor de la entrada o inscripción: no es lo mismo decir ir a un evento pago que gratuito, con un valor de $1.000 o de $500;
  • Periodo de venta: es un buen punto para generar sensación de urgencia e incentivar la compra de la entrada o de inscribirse; comunicar que los descuentos se agotan en tal horario y/o fecha, que los cupos disponibles se están agotando o incluso compartir los valores escalonados de las entradas o inscripciones son estrategias para captar ventas y participantes con anticipación.
  • Lugares y canales de venta: si la persona está interesada pero no sabe cómo confirmar que quiere ir se frusta y lo mas probable es que para cuando se entere cómo hacerlo ya sea tarde porque encontró otro evento al que ir o porque perdió el interés que lograste despertar en una primera instancia. Por eso es sumamente importante que en toda la comunicación aclares el/los lugar/es físico/s en que se pueden adquirir las entradas o inscribirse y si se puede hacer por Internet que incluyas la dirección de la página;
  • Medios de pago: es sumamente relevante para quién ya ha tomado la decisión de ir a tu evento que le cuentes cómo puede pagar, si en efectivo en puntos de venta o con tarjetas de crédito por Internet. Con seguridad si puede comprar desde la comodidad de su casa logres captar un nuevo participante que si el mismo tiene que dirigirse al centro de la ciudad para pagar o inscribirse;
  • Nombre del organizador y sus formas de contacto: a la audiencia siempre le gusta saber a quién le está comprando, esta información genera confianza y transparencia.
  • Si habrá venta en boletería del lugar: no es un dato menor, lo único a tener en cuenta es que esto puede afectar a las ventas online o anticipadas y que el día del evento tengas una larga cola de gente comprando para asistir a tu evento.

¿Dónde comunicar la venta de entradas o inscripciones?

Recomendamos que todos los datos básicos estén disponibles al momento de comunicar, difundir o promocionar un evento para que independientemente del canal, la información sea la misma y la audiencia tenga la mayor información sobre tu próxima experiencia. Por ejemplo, si por algún motivo en un principio se informan solo los canales de venta físico y no que existen venta online, los medios harán pública la primera información que recibieron, relegando cualquier novedad lo cual tiene un gran costo de oportunidad porque te estas perdiendo de captar a aquel público que está dispuesto a comprar por Internet.