No hay nada mejor que organizar una experiencia única a la cual finalmente asista un gran número de personas. Para lograrlo, la planificación es un punto muy delicado para el productor u organizador. Imaginate una fiesta para miles de personas, en la que hayas invertido mucho dinero y a la cual no asista nadie. La palabra justa para el caso sería frustración. Por eso, debés pensar en todo, incluso en la venta de entradas o puntos de venta y cómo organizarlo en la puerta del evento.

La clave para planificar un evento exitoso es, sin lugar a dudas, la forma en que se organizan las cosas. Es importante que se reconozca la necesidad de contar con un profesional capaz de manejar las distintas etapas para garantizar el éxito del evento.

Ni lo dudes: la tecnología es una de las principales herramientas para la organización de un evento. En la actualidad, disponés de diversas herramientas que te aportan información estratégica y contribuyen a optimizar la experiencia de los participantes, promocionar el evento y mucho más.

Averigua cuáles son los recursos tecnológicos que están relacionados con tu evento. Ese recurso puede ser una aplicación exclusiva para tu evento con diversas funcionalidades que los participantes adorarán y que puede facilitarle la gestión de muchas tareas a los productores u organizadores.

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Conversamos con Denis Kim, gerente de operaciones de Eventbrite en Latinoamérica, para saber cómo tener éxito en la taquilla de tus eventos. Lee más a continuación.

venta de entradas

Pasos para la venta de entradas en la puerta del evento

Denis Kim: Lo primero que debe saber el organizador es cuántas entradas quiere vender y a qué precio. Una vez establecidos esos puntos, es importante centrarse en la identidad visual como la información del precio y a qué incluye la entrada, entre otros aspectos.

Un gran problema recurrente y que genera incomodidad a los organizadores es el cambio para dar los vueltos. Por más simple que parezca, si la entrada promedio del evento es de bajo valor, la gente suele pagar en efectivo y, si no disponés de cambio en la taquilla, se pueden generar largas filas que provocan malestar e insatisfacción entre las personas.

Otro consejo, no menos importante, es disponer de las herramientas más adecuadas para ayudar en la taquilla del evento. Nosotros contamos con App Eventbrite, que emplea tecnología en tiempo real y ayuda a los organizadores a gestionar la información más importante. Además, es posible integrar la aplicación a impresoras con el fin de imprimir las entradas que se venden en el momento.

De igual modo, es muy importante definir el sistema de venta de entradas con anticipación. Es necesario preparar a los encargados de la boletería, así como definir los lotes para la venta por adelantado. Trabajar con lotes promocionales (del tipo “compra anticipada”) ayuda a prever las ventas, algunos organizadores optan por fijar el precio de la entrada en puerta o taquilla más elevado como estrategia para incentivar la venta de tickets online. Pero esto también puede generar una reventa paralela de entradas en la puerta el día del evento. Tenés que ser precavido ¿Te imaginas si alguien vendiera más barato que vos en tu propio evento?

En Estados Unidos, Amy Sheehan, organizadora del California Roots Music & Arts Festival, utiliza la aplicación para todo lo que tiene que ver con el seguimiento de su evento. “Recibo informes en tiempo real sobre los datos de mi evento y puedo saber quiénes y desde dónde compraron las entradas. La aplicación nos permite implementar ajustes en la estrategia de marketing en tiempo real”, señala Sheehan.

La tecnología permite que el organizador integre las operaciones al conectarse con impresoras, usar códigos QR y enviar entradas por correo electrónico a los participantes, entre otras cosas.

Consejos básicos:
  • Contrar personas ágiles, confiables y con experiencia;
  • Capacitarse y prepararse sobre cómo vender entradas en la puerta del evento;
  • Organizar las puertas de ingreso, filas y control de acceso;
  • Usar tecnología que permita tener acceso a informes;
  • Facilitar el cambio del tipo de entradas a los participantes;
  • Ser rápidos en cuanto a la creación de nuevos lotes de venta;
  • Recopilar datos de los participantes;
  • Lograr alianzas con socios o sponsors;
  • Definir quién será el tesorero y de los coordinadores de taquilla.