La pandemia mundial de coronavirus (COVID-19) está afectando el mercado de eventos. Esta incertidumbre temporal es algo que muchos organizadores de eventos están experimentando.

Nuestro objetivo es compartir las buenas prácticas a nivel mundial, ya que nuestra comunidad se enfrenta a este período desafiante.

En lugar de cancelar un evento, cada vez más organizadores aprovechan la oportunidad para posponerlo. Esta elección no solo te ayudará a mantener tu proyecto en marcha, sino que también te dará más tiempo para evaluar y planificar una experiencia aún mejor para tu audiencia.

Aquí hay algunos consejos simples para posponer el evento, gestionar las expectativas y mantener a tu audiencia informada y comprometida:

1. Informa a tus proveedores sobre tu plan para posponer el evento

Además de la comunidad de participantes, tus contratos y las relaciones con tus proveedores de servicios se verán inmediatamente afectados por el aplazamiento del evento. Si bien es probable que ya se estén preparando para un cambio en los planes, deberás comunicarte rápidamente con ellos para analizar alternativas que sean justas para todos.

Empieza de aquí:

  • Ponte al tanto tus derechos para reprogramar o cancelar servicios: verifica tu contrato para determinar qué escenarios están cubiertos y las políticas de tus proveedores con respecto a posponer el evento;
  • Notifica lo antes posible: algunos proveedores de servicios solo permiten la reprogramación dentro de un período de tiempo determinado antes de la fecha del evento. Generalmente, veinticuatro horas se considera el plazo mínimo de aviso, pero se espera un aviso más temprano si lo sabes antes;
  • Verifica qué cubre tu seguro: si tienes un seguro de evento, puedes recuperar algunos de los costos adicionales en los que hayas incurrido a partir de la reprogramación.

2. Informa a tus socios y oradores

Todo el equipo que hayas organizado para dar una charla, realizar o activar tu evento necesitará hacer ajustes en el cronograma, por eso, cuanto más rápido puedas ayudarlos a reorganizarse, mejor.

Agrega a tu lista de tareas:

  • Informar inmediatamente a los patrocinadores, socios y oradores que necesiten viajar a tu evento;
  • Analisar las fechas alternativas preferidas para determinar la mejor opción para reprogramar;
  • Si no pueden asistir a la nueva fecha, solicitar ayuda para encontrar otros socios u oradores.

3. Haz el anuncio de reprogramación

Ahora que ha dejado de vender tickets nuevos, es hora de poner al tanto a las personas que ya compraron tickets para tu evento. La velocidad y claridad con la que comuniques los cambios reforzarán el compromiso con los participantes y aumentarán la confianza en tu marca.

Incluye lo siguiente:

  • El motivo del aplazamiento;
  • La nueva fecha del evento;
  • Un enlace a tu política de reembolso;
  • Cómo obtener atención al cliente.

Consejos profesionales para organizadores de Eventbrite:

Aquí hay un ejemplo para que te inspires:

Estimado [NOMBRE DEL PARTICIPANTE],

Debido al [CONCILIO / DECRETO LOCAL, REGIONAL o NACIONAL] relacionado con el reciente brote de coronavirus (COVID-19), hemos decidido reprogramar nuestro evento. El [NOMBRE DEL EVENTO] se pospondrá al [FECHA DEL NUEVO EVENTO] en [NUEVA UBICACIÓN].

Mientras reprogramamos el evento, alentamos a todos a seguir las pautas de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y las autoridades locales de salud pública, y esperamos verte en los próximos eventos.

Sinceramente

[FIRMA]

[CONTACTO]

Una vez que haya establecido una comunicación sólida, anuncia el aplazamiento en todos los canales promocionales posibles, incluidos:

  • Correo electrónico: comunícate con todos los que compraron tickets / inscripciones para ponerlos al tanto sobre el aplazamiento del evento;
  • Plataforma de venta de entradas: si tu plataforma incluye mensajes a suscriptores, aprovecha esto como una herramienta de difusión eficiente. Eventbrite ofrece mensajes en la plataforma que te permiten actualizar invitados y programar comunicaciones por correo electrónico;
  • Publicaciones en redes sociales: mantente atento y responde a los comentarios en las redes sociales prestando especial atención al hashtag de tu evento. Tenga en cuenta las menciones del evento para responderlas y considera contactar a los usuarios en forma particular para responder a cualquier queja pública;
  • Socios de medios: así como tus socios de medios ayudan a compartir tu evento con nuevas audiencias, también sirven como un una alternativa para comunicar cambios y actualizaciones sobre el evento.

Consejo profesional para todos los organizadores de eventos: comuníquense en funsión de la urgencia de la situación. Si está comunicando el cambio de un evento que tendría lugar en un plazo de tres días o menos, consideren la posibilidad de realizar una declaración oficial en canales que no sean las redes sociales y el correo electrónico. Un correo electrónico y una publicación en las redes sociales serán suficientes para los eventos que tendrían lugar en una fecha posterior. Evalúen la capacidad de sus socios de medios para difundir la información sobre el aplazamiento.

4. Actualiza la página de tu evento

Ahora que has atendido a tus asistentes y gestionado las expectativas, actualiza la página de tu evento con los cambios. Posponer el evento puede costarte la pérdida de algunos participantes, pero ahora tiene tiempo para vender más tickets para la nueva fecha.

Monitorea la cantidad de participantes que han solicitado reembolsos y nuevos participantes para actualizar la logística del evento con un número preciso de personas esperadas.

Consejo profesional para organizadores de Eventbrite: aprovechen nuestra solución y actualicen su configuración de compra / inscripción  para que el proceso sea lo más sencillo posible.

5. Describe y comparte preguntas frecuentes

La forma más fácil de suavizar la reacción de los fans molestos es aclarar cualquier confusión y mostrarles que tienes el control dando respuestas a sus preguntas. Algunos de ellos pueden ser:

  • ¿Por qué se pospone el evento?
  • ¿Dónde está la información sobre el evento reprogramado, incluidos los cambios en el lugar, los oradores, la cantidad de tickets disponibles, etc.?
  • ¿Cómo está trabajando con los proveedores, socios, expositores, etc. para ayudarlos?
  • ¿Cuál es tu política de reembolso?
  • ¿A quién deben contactar para obtener más información?

Consejo profesional para organizadores de Eventbrite: publiquen tus preguntas frecuentes directamente en su lista de eventos de Eventbrite.

6. Involucra a tus participantes online

Para maximizar la participación incluso con la reprogramación, atrae a tu audiencia online. Mantenga una cadencia constante de comunicación para que no olviden las nuevas fechas y permanezcan incolucrados, a pesar del cambio.

Algunas ideas:

7. Saca provecho después de posponer el evento

El aplazamiento de tu evento ofrece la oportunidad de volver más fuerte y más impactante en la nueva fecha. Sé creativo al pensar en formas en que puedas agradecer a tu audiencia por quedarse contigo. Algunas cosas a considerar:

  • Dar descuentos en el próximo evento a aquellos que se inscribieron antes de que el evento fuera pospuesto;
  • Ofrecer una bebida gratis a las personas que se inscribieron a pesar de los cambios de planes;
  • Agradecer a los participantes leales en tu próximo evento con asientos reservados;
  • Asociarte con tu patrocinador para proporcionar kits VIP a las personas afectadas por el cambio.

Recuerda …

Reunirse es esencial para los seres humanos. Ya sea para una presentación en vivo de tu artista favorito, o para hacer contactos con otros profesionales de la industria, los eventos juegan un papel crucial en nuestro sentido de pertenencia.

Cuando circunstancias fuera de tu control lo obligan a posponer el evento, recuerde que tú fuiste la razón por la que la gente quería reunirse. Y la pasión, dedicación y las habilidades que te convirtieron en un planificador de eventos mejorarán tu comunidad.