Post actualizado en 24 de abril de 2019.

Confeccionar un programa para organización de eventos es fundamental para atraer a los interesados.

Podés usarlo para destacar informaciones relevantes, como el contenido y el temario del evento:

  • El contenido: Incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunión. Qué tipo de evento será, duraciones, cantidad de oradores por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.
  • El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada temática, y que sea seleccionado por personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales asistentes.

Existen diferentes etapas en el armado de la agenda de actividades desde su planificación hasta el final del evento.

¿Cuáles son los pasos a seguir?

Dependiendo de la temática y del público esperado en el evento, el programa final se entrega en mano a cada uno. Esto se puede hacer junto a la acreditación de los asistentes, en formato papel o en otros soportes.

Si vamos a mandar a imprimir previamente el programa, debemos definir un tiempo de cierre para el diseño, edición e impresión. El tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de cuánto falta hasta el día del evento.

Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos años y tres meses, por lo que es muy importante planificar cada paso y establecer fechas límite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.

  • Se arma un listado de los temas y de posibles oradores
  • Se define él o los idiomas oficiales en caso de que asistan personas de países con distinto lenguaje
  • Se eligen los formatos de actividades que se van a usar (cursos, talleres, conferencias, mesas redondas, etc)
  • Se definen la cantidad de salones y actividades paralelas que tendrá el evento
  • Se vuelcan los bloques con los temas en los salones y se hace un primer cronograma estimativo con la distribución de las salas y horas
  • Se ponen los nombres de cada sesión, tratando de generen interés a la audiencia, ya sea por lo actual, por lo polémico u otro motivo.
  • Si existiera, se establece la fecha límite para postulantes voluntarios para ser oradores, muchas veces solicitando el envío de un resumen de lo que presentarán.
  • Se establece un reglamento con instrucciones a seguir para el envío de los resúmenes y una forma de recibirlos.
  • El comité organizador comienzan a invitar de forma oral (en actividades que se encuentran previamente, telefónicamente o por correos electrónicos personales) a potenciales participantes (para ir apalabrándolos).
  • Se envían las invitaciones por escrito a todos los participantes activos del evento (invitados especiales, oradores, moderadores, etc.
  • Se hace un seguimiento de las respuestas
  • Se arma un Pre-programa
  • Se cierra el Programa Final (para editarlo y enviarlo a imprenta o procesarlo en el formato que se entregará a los asistentes.

¿Qué información no debería dejarse de incluir en el programa para organización de eventos?

  • Índice
  • Plano de ubicación
  • Información General (de la ciudad y horarios generales del evento)
  • Cronograma con las actividades
  • Actividades sociales (dónde y cuándo)
  • Otros servicios  que se brindan en el evento (wifi, diario, servicio de cafetería, etc)
  • Nombre de los integrantes del Comité Organizador
  • Mensaje de Bienvenida
  • Eventos  anteriores
  • Auspicios
  • Agenda: horarios, nombres de los participantes y ubicación de las charlas
  • Organización administrativa
  • Sponsors
  • Información Turística (si hubiera asistentes de otras ciudades o países)
  • Listado alfabético de oradores

A veces sucede que el evento dura muchos días y con un gran número de oradores que participarán en actividades paralelas. Esto nos lleva a que el tamaño del programa final sea muy extenso y por ende muy pesado.

Si el presupuesto nos lo permite, una solución es entregar con la acreditación junto al programa largo uno más pequeño, que puede llamarse Programa de Bolsillo. Puede ser una hoja A4 o A3 doble faz doblada y que incluya la información básica más necesaria. Así, los participantes pueden manejarse a lo largo del evento incluyendo cronogramas y planos.

Para que tengas en cuenta: ¿qué les gusta y qué motiva a los participantes?

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