organización para eventos deportivos

Post actualizado en 15 de abril de 2019.

Hoy en día, muchas empresas se dedican a la organización de eventos deportivos para fortalecer y mantener la imagen de marca.

Ésto ha transformado cada vez más al deporte, con diversidad de formatos, en un negocio rentable.

Compartimos contigo algunos consejos para encantar sus clientes actuales y lograr establecer nuevas relaciones con potenciales consumidores:

Definí el objetivo del evento

Inicia definiendo el objetivo del evento, a quién está dirigido y su denominación. Luego determina el deporte y quienes participarán.

Cuando hayas establecido ¿Para qué? ¿Para quién? y el deporte, busca las instalaciones adecuadas (escenarios naturales, pista deportiva, recinto cerrado).

En base a la búsqueda elabora presupuestos, compara y elige el que mejor se adecue a tus necesidades.

Asegurá la infraestructura

Una vez que tengas aprobado el presupuesto, asegura la infraestructura (vestuario, oficinas, sala de primeros auxilios), el equipamiento y mantenimiento. Comienza a tramitar las habilitaciones, los permisos, licencias y seguros:

  • música;
  • cortes de calle, uso de la vía pública y acceso a ciudades;
  • uso de instalaciones en la naturaleza;
  • venta de bebidas y comestibles;
  • fijación de carteles;
  • seguro médico, seguro de responsabilidad civil, seguros contra terceros;
  • estacionamientos.

Designa y da a conocer los nombres de los responsables de la coordinación de las distintas actividades que se desarrollaran el día del evento.

Nombrá los responsables del área técnica

También es muy importante que designes responsables del área técnica, encargados de nombrar referís y jueces y velar por el cumplimiento de los reglamentos.

Deberás diseñar las identificaciones del personal, jueces, ayudantes de campo y organizadores y los colores por equipo e identificación de zonas o grupos. Si es necesario contrata jueces, árbitros, cronometradores, fotógrafos, camarógrafos, etc.

Contempla aspectos vinculados con la seguridad del público, control policial, plan de emergencia y traslados de lesionados. Así como también aspectos protocolares: banderas, partituras de himnos, ordenamiento de personalidades en diversos momentos, acreditaciones VIP, de prensa y otros.

Creá un plan de comunicación

Las relaciones públicas son importantísimas para la organización de eventos deportivos. Seleccionar encargados para esto es clave, ya que ellos te ayudarán a difundir y publicar el evento. Además, ellos

  • mantendrán informados a los participantes e invitados;
  • realizarán las inscripciones;
  • organizarán los festejos de entrega de premios, actos de cierre y acciones de prensa.

Es indispensable que diseñes y pongas en funcionamiento vías de comunicación e información del evento: web, blog, cartelería, afiches, invitaciones, newsletters, etc. y publiques el fixture de las actividades programadas, la tabla de posiciones, estadísticas y comentarios de los asistentes.

Recuerdá asignar espacios para el contacto personalizado con los medios de prensa. Las acciones de prensa son muy recomendables tanto antes, durante como luego del evento, esto ayuda a la difusión y le atribuye importancia.

Divulgá las informaciones básicas

Una vez que tengas los puntos anteriores prácticamente definidos podés dar a conocer al público algunas informaciones importantes:

  • el periodo de inscripción;
  • la fecha de inicio del torneo;
  • lugar donde se realizará la competencia;
  • las vías de contacto;
  • requerimientos acerca de vestimenta y accesorios;
  • reglamentos y condiciones de participación.

Encontrá la ayuda necesaria

La organización de eventos deportivos requiere mucha planificación y atención a los detalles. Para crear, administrar y supervisar el éxito de su evento, podés utilizar los servicios y herramientas que ofrece Eventbrite a organizadores de eventos deportivos.