Difusión

Modelo de formulario: Cómo cumplir tu contrato de patrocinio

¿Buscando un modelo de formulario para ayudarte a cumplir tu contrato de patrocinio?

Un modelo útil para ayudar a que los organizadores de eventos cumplan con sus acuerdos de patrocinio con menos estrés y más confianza.

Cómo usar este formulario

Informarle a tu equipo los detalles precisos de un acuerdo de patrocinio es esencial para cumplir con las expectativas del patrocinador, de esta forma lograrás entregar todas las prestaciones de manera adecuada, mantener tu reputación y credibilidad como organizador ante las marcar que sponsorean tus eventos.

Cumplí con los plazos pactados y conviertí a los patrocinadores en tus socios a largo plazo y, posiblemente, en grandes inversores para tus próximos eventos. Cometer errores significativos hará que corras el riesgo de perderlos para siempre.

Con este formulario pretendemos ayudar a que los organizadores de eventos de cualquier índole se aseguren de estar entregando las prestaciones acordadas y cumplan con el contrato de patrocinio sin inconvenientes y con más confianza.

Apenas se firma un contrato de patrocinio, vos y tu equipo pueden empezar a completar este documento. Si es necesario, podés añadir nuevos campos e información. Todo dependerá del formato de tu evento: conferencia, festival, show, feria o recital.

Usa un formulario para cada patrocinador que hayas logrado y mantené una rutina de actualización del documento hasta que finalice el evento. La idea es que la comunicación fluya entre todo el equipo organizador, sea detallada y este al alcance de todos.

Estructura del modelo de formulario para contrato de patrocinio

Este modelo de formulario se ha estructurado para que su uso resulte intuitivo:

  • Leé las siguientes instrucciones para aprovechar al máximo este contenido;
  • Analizá todos los campos y completa solo los que aplican a tu evento. Indicá NC (no corresponde) si no existen detalles relevantes para un determinado campo, evita dejar campos en blanco para que todos los miembros del equipo organizador sepan que realmente ese detalle no se pasó por alto;
  • Borrá esta página cuando terminés o utiliza este modelo para armar tu propio formulario;
  • Guardá tu documento como “Modelo_Cumplimiento _Patrocinio_NOMBREPATROCINADOR”;
  • ¡Compártilo con tu equipo!

Consejo Brite

En los campos denominados “enlaces”, te recomendamos agregar vínculos a cada elemento importante – como por ejemplo a logos y otros documentos relevantes. Para ello, existen servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox y Box, que son excelentes y gratuitos.

Acerca de Eventbrite

Con más de 200 millones de inscripciones y entradas procesadas, Eventbrite conecta a organizadores de eventos y participantes en más de 170 países. La mayor plataforma autogestionable de venta de entradas e inscripciones a eventos. Con su tecnología organizadores crean, promocionan y gestionan ellos mismos sus eventos. Todo de forma simple, eficiente y en tiempo real, desde una computadora o un dispositivo móvil.

Para descubrir cómo podes innovar y crecer con Eventbrite, visita nuestra página o comunícate con uno de nuestros ejecutivos llamando al 0-800-333-1101. Para leer más consejos inspiradores sobre producción de eventos, visitá nuestro blog: www.eventbrite.com.ar/blog.

Modelo de formulario

  • Cumplimiento del contrato de patrocinio
  • Nombre del patrocinador
  • Enlace a logotipos
  • Número de stand
  • Principal contacto del patrocinador
  • Nombre
  • Cargo
  • Correo electrónico
  • Celular
  • Otro número de teléfono
  • Otros datos
  • Contacto alternativo (en caso que no se encuentre el contacto principal)

 

Nombre

Cargo

Correo electrónico

Celular

Otro número de teléfono

Otros datos

Gerente de cuenta

Por parte de la empresa organizadora

 

Nombre

Correo electrónico

Celular

Tipo de patrocinio

 

Principales objetivos del patrocinador

Tené esto claro para ti y tu equipo. No temas hacerle preguntas a tu patrocinador.

1:

2:

3:

 

Oportunidades pre-evento

Ejemplo: cuando envías un correo electrónico de marketing a nuestra base de datos, añade el logotipo en la página “socios del sitio”.

1:

2:

3:

Principales contactos de interés del patrocinador

Nombre, cargo, empresa. Ejemplo: Alexandre Silva, director comercial, Empresa A.

 

1:

2:

3:

 

Oportunidades de conferencias y presentaciones

Ejemplo: orador del panel X, día 1, 9:30, moderador del panel y, día 1, 14:00.

1:

2:

3:

 

Oportunidades de branding

Ejemplo: 3 banners del patrocinador en el almuerzo oficial.

1:

2:

3:

 

Credenciales o entradas para invitados del patrocinador

Nombre completo, empresa

Tipo

Ejemplo: visitante, vip, palco, platea A, etc.

 

Nombre completo, empresa

Tipo

 

Nombre completo, empresa

Tipo

 

Promoción en las redes sociales

Canal 

Ejemplo: Facebook.

 

Fecha y hora

Mensaje

 

Canal

Ejemplo: Twitter.

 

Fecha y hora

Mensaje

 

Canal

Ejemplo: LinkedIn

 

Fecha y hora

Mensaje

 

Durante el evento

Captura de imágenes para demostración de resultados.

 

Enlace a foto

Con el logotipo del patrocinador aplicado en la señalización del evento, por ejemplo.

 

Enlace a foto

Reunión de una persona clave del patrocinador con un contacto de interés

 

Enlace al video

 

Otros enlaces

 

Piensa con creatividad

 

Ideas extra para ganarse al patrocinador

 

Imprimir formulario

¡Listo! 

 

Te sugerimos leer la guía sobre cómo armar una propuesta de valor para patrocinadores de eventos

 

Escrito por

Estudiante de Ciencias Sociales y Marketing Intern en Eventbrite. Soy apasionada por entender el comportamiento humano, así como sus manifestaciones en el arte y la tecnología.

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