La producción de un evento implica varios pasos que se deben seguir con cuidado para garantizar el éxito durante todo el proceso. Y la logística es un elemento fundamental para lograrlo, principalmente cuando nos referimos al momento del control de ingreso al evento.

Es frecuente encontrarse, desde el comienzo, con situaciones que generan una mala experiencia en la puerta de muchos eventos: filas desordenadas, falta de información, falta de seguridad o proveedores descargando mercadería en sitios indebidos. Esto produce situaciones que podrían evitarse con un poco de cuidado en la planificación logística.

¿Pero la logística no es solamente el transporte?

Por el contrario: la logística del evento no está ligada únicamente al transporte de equipos o personal, sino también al proceso de la comunicación y la coordinación con los proveedores, las estrategias para crear la mejor manera de controlar los accesos y reducir las filas, entre otras situaciones que afectan directamente la experiencia de los participantes y de cada persona que participa de algún modo en un evento.

Según Denis Kim, gerente de operaciones de Eventbrite en Latinoamérica, “el mayor problema en el ingreso a los evento es la falta de coordinación entre los proveedores y los organizadores de eventos”. También la falta de jerarquía en la toma de decisiones y la inadecuada definición de plazos crean un atolladero en los procesos de logística.

Estas fallas pueden producir una mala impresión en los clientes y la sensación de falta de preparación por parte de los productores y los responsables. Por eso, hay que estar atento a cada detalle de la producción, lo que incluye el acceso al evento y todo su proceso de logística.

Te proponemos 9 consejos de logística para garantizar un mejor control de ingreso al evento y evitar el caos:

1 – Hay que entender bien el evento

Cada evento es único y por lo tanto le corresponde al organizador entender exactamente cómo están interconectados los sectores, así como sus particularidades e interacciones. Si tenes dificultades para entender todos los aspectos del evento, no dudés en buscar ayuda o consultar con especialistas que te ofrecerán una visión más amplia sobre la organización de eventos.

2 – Seguimiento durante todo el pre-evento

Prestále la máxima atención a la preparación y al montaje del evento, para corregir a tiempo cualquier situación que intuyas puede generar un problema. Un organizador que se dedica al pre-evento, sin duda tendrá menos problemas durante el evento mismo, y así podrá concentrarse en los detalles y proporcionar una excelente experiencia a los asistentes.

3 – Mantené una comunicación permanente con los proveedores

Ellos son el motor que hace funcionar el evento. Por lo tanto, es importante mantener una comunicación clara y abierta con ellos, evitando posibles interrupciones que causen problemas en el suministro, logística de entregas o hasta en las expectativas por parte de la organización. Presta atención especial a cada área vital a la operación a cargo de cada proveedor, además de promover la interacción entre ellos cuando su trabajo está de alguna manera interconectado.

4 – Establecer una jerarquía

Tenés que establecer una jerarquía clara para la toma de decisiones principalmente para el día del evento. Esto ayudará a que todos los involucrados sepan a quién acudir para solucionar los problemas que surjan. Definir los responsables de cada área y de situaciones específicas evitará discrepancias y conflictos en los procesos.

5 – Disponer de un equipo de apoyo en el ingreso

En todo caso, es esencial que haya personal a disposición del público que pueda informar y responder a preguntas dentro y fuera del lugar del evento. Por lo tanto, es importante tener un equipo de apoyo que ayude a los participantes, organice la lista de asistentes, mantenga el acceso organizado y preparado para resolver cualquier problema que pueda surgir a última hora, particularmente en las puertas o en el ingreso.

6 – Descentralizar

Centralizar la información y la toma de decisiones crea un cuello de botella en el proceso. Es mejor definir el alcance de la actuación de los proveedores y del equipo, confiando las decisiones técnicas o propias de cada área a su respectivo encargado.

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7 – Abrir las puertas con anticipación

Algo que genera problemas en el ingreso de los eventos es el retraso en la apertura de las puertas. Para que el público fluya con más tranquilidad y lograr la mejor manera de controlar el ingreso, conviene abrir las puertas con al menos 2 horas de antelación, según el número de entradas o inscripciones vendidas. De esta forma, los participantes tendrán más tiempo para acomodarse y, si surge algún imprevisto, será posible resolverlo sin apuro.

8 – Cada evento es un “accidente controlado”

Prepararte para tener a mano planes y acciones preventivas para cada situación crítica. El protocolo Incident Command System (ICS) (en inglés) es una buena forma de comprender los desafíos y preparar planes que te ayudarán a solucionar problemas en la logística del evento.

9 – Agilizá la acreditación de los participantes

Es el público quien va a evaluar y compartir lo que viva durante el evento. Por lo tanto, es importar agilizar el ingreso de forma organizada y segura. Gracias al control de ingreso de la aplicación Eventbrite Organizador contás con tecnología de avanzada de una plataforma líder mundial en la gestión de eventos y ventas de entradas. Con su ayuda, podés escanear fácilmente los códigos QR de las entradas o confirmación de inscripción para aumentar la seguridad y evitar fraudes, además de tener permanentemente actualizado el número de participantes en el evento y la mejor manera de controlar los distintos accesos o ingresos al evento.

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