Como todos en la industria de eventos saben, incluso la planificación más minuciosa no puede predecir el clima, la cancelación de un lugar o artista o, como estamos lidiando actualmente, una pandemia global. Cuando los contratiempos inesperados hacen que tu evento sea inviable, tener un plan de contingencia te ayudará a decidir tu próximo paso. Pero, ¿y si no tienes uno?

El punto es que, a pesar de tu conocimiento y experiencia, la adaptabilidad sigue siendo la habilidad más valiosa que puede tener un profesional de eventos. Y las múltiples opciones de formato digital pueden mejorar cualquier desafío.

Algunos lo llaman transmisión en vivo, otros lo llaman seminario web o evento virtual. Lo que importa es que se cumplan las expectativas de los participantes o, mejor aún, se superen. Sigue leyendo para saber cómo.

Ve el lado positivo de los eventos online

No solo pueden proteger tu evento frente a medidas externas, sino que también pueden beneficiar directamente tu nuevo formato online. Podrás: 

  • Abrir tu evento a más personas;
  • Ahorrar en costos como viajes, proveedores y ubicaciones;
  • Usar herramientas sociales y chats para mantener la participación.

Determina si tu evento es adecuado para una audiencia online

Lo que funciona sin conexión en el mundo real puede no funcionar en lo virtual. Pero eso no significa que tu taller, clase o seminario web deba ser inferior. Es posible ofrecer una experiencia de calidad en cualquier formato.

La transmisión de un espectáculo o actuación en vivo sería ideal para la experiencia digital, ya que amplía el alcance de tu evento más allá de los límites físicos y hace que los visitantes en línea sientan que forman parte de la acción en vivo.

Por otro lado, un taller de construcción que requiera que los participantes usen materiales físicos que no tienen no funcionaría.

Los eventos que generalmente son foros de discusión y liderazgo, como un encuentro para cerrar la brecha salarial de género, podrían generar un impacto similar en un formato en línea. Y si te preocupa perder los beneficios de las redes, puedes quedarte tranquilo. Al alentar a los invitados a participar en la sección de comentarios y chat, ofreces un espacio para que las personas interactúen, compartan sus pensamientos y discutan el evento en tiempo real.

Elige la tecnología adecuada

Tendrás que decidir a través de qué plataforma transmitir tu evento en vivo o presentación online. Si deseas mostrar tu entorno local o presentar a un artista, un servicio de transmisión de video como Facebook Live es el más adecuado.

A veces, debes adoptar una herramienta que priorice la participación del participante del evento. Para este formato, te recomendamos Zoom, que permite:

  • Integrarse con plataformas de Facebook y YouTube;
  • Promover la interacción, por medio de chats y recursos de preguntas y respuestas;
  • Incluir la función virtual “Levante la mano” y monitorear el interés de tu audiencia en su contenido.

Obviamente, si estás buscando una experiencia perfecta de venta de tickets y venta de inscripciones, necesitarás una plataforma avanzada de venta que te permita crear una estrategia de precios y ofrecer varios tipos de tickets. Las plataformas modernas de inscripción y venta de entradas, como Eventbrite, facilitan la promoción del evento online con integraciones de inscripción y marketing en Facebook e Instagram.

No descuides la producción

Parte de la sensación de estar presente implica tener una experiencia visual y de audio perfecta. Aquí hay algunos puntos de atención para asegurar que tu audiencia se mantenga involucrada:

  • Prueba tu video y audio antes del evento: puedrás solucionar cualquier problema antes de que afecte la experiencia del participante;
  • Usa una cámara y auriculares de buena calidad: la cámara de la computadora hará el trabajo, pero es importante recordar a la audiencia. Las personas asisten a eventos y reuniones en vivo por las experiencias ricas e inmersivas que ofrecen. Por lo tanto, invierte en una cámara y un micrófono de calidad para asegurarse de que tu presencia en las pantallas sea nítida y clara;
  • Asegúrate de que tu conexión sea sólida: es un verdadero fastidio si una conexión de wifi inestable hace que la música en vivo se interrumpa cada 3 minutos. La calidad es mejor si utilizas una conexión a Internet por cable física; de lo contrario, asegúrate de poder configurar tu Wi-Fi de forma acorde.

Mejora tus habilidades de presentación

Puedes ser un maestro de ceremonias experto, pero trabajar con una audiencia en vivo es muy diferente de involucrar a los participantes digitales. Considera estas tácticas para asegurar su atención:

  • Mira a la cámara: esta táctica imita la sensación personal de contacto visual. Evalúa las reacciones mirando la pantalla, pero alterna mirando la cámara para que el público sienta que realmente estás hablando con ellos.
  • Usa herramientas de participación: cuando corresponda, comparte tu pantalla, escribe contenido compartido, envía encuestas y solicita comentarios en el chat.

Maneja la logística de pasar del “en vivo” a lo virtual (para creadores de Eventbrite)

Ahora que sabes cómo organizar un evento online que compita con la experiencia en vivo e impresione a los asistentes, echa un vistazo a algunos de los temas logísticos que deberás manejar al realizar el cambio:

  • Configuración de eventos únicamente online: personaliza los tipos de entradas y participa en el alojamiento mediante alojamiento digital para permitir una experiencia perfecta;
  • Configura un seminario web pago: Zoom y Eventbrite se han unido para hacer que este proceso sea lo más fluido posible. Crea tu seminario web de Zoom e inicia sesión en tu cuenta de Eventbrite para configurar este evento online.
  • Automatiza la mayoría de tus actividades de eventos online: usa enlaces digitales para configurar recordatorios y recursos como el acceso a materiales.

Cambia tu evento de presencial a virtual: si necesitas cambiar la ubicación del evento de una dirección física a una dirección virtual, sigue estos pasos

  1. Haz clic en tu evento en “Administrar eventos” en tu cuenta.
  2. Vé a “Información básica” en tu Panel de eventos.
  3. Selecciona el ícono de lápiz junto a la ubicación de tu evento.
  4. Haz clic en el menú desplegable “Ubicación” y selecciona “Evento online”. Sigue los pasos para crear una página de eventos de transmisión en vivo.

Hay algunos pasos adicionales a tener en cuenta al cambiar tu evento de presencial a virtual:

  • Asegúrate de comunicar los cambios a tus participantes.
  • Cuando cambies la configuración de tu ubicación a online, Eventbrite no enviará automáticamente el enlace de transmisión en vivo a tus participantes. Puedes incluir el enlace en tu correo electrónico de confirmación para los participantes o enviarlo más tarde.

Conclusión

Organizar un gran evento no es tarea fácil. Pero con estos consejos y tu adaptabilidad, puedes ofrecer a los participantes una experiencia online por la que valga la pena pagar.