¿Cuál es el precio más alto que podes cobrar por la entrada o inscripción a tu evento? ¿Qué pasa si ese importe no es suficiente para cubrir los costos u obtener una ganancia? ¿Es buena idea cambiar el precio una vez establecido? Este tipo de inquietudes son totalmente naturales al momento determinar el precio de un evento.

Por eso le solicitamos a cuatro expertos en eventos que compartan sus estrategias al momento de determinar los precios de las entradas o inscripciones. Esto es lo que nos dijeron.

Te presentamos 4 consejos de expertos que te ayudarán a determinar el precio de un evento.

1. Determiná cuánto tenés que cobrar para obtener una ganancia

“Al principio, se trata únicamente de números – pérdidas y ganancias – ¿Cuál sería el precio ideal de las entradas o inscripciones para vos y cuánto es lo que tenes que cobrar para obtener una ganancia?”, indica Aykut Akcaoglu, propietario de Aykut Events

Primero lo primero: se deben conocer los costos básicos para determinar los precios de manera efectiva. Después de todo tenes que reunir el dinero suficiente como para cubrir los costos y que el evento se realice. Aykut Akcaoglu ha estado realizando eventos por más de 20 años y organiza fiestas temáticas internacionales muy conocidas en San Francisco.

En general, para determinar los precios, se debe tener una idea de lo que se debe ganar”, comenta Aykut.

Aquí te mostramos cómo comenzar a definir estos números:

  • Armá una lista detallada con todos los gastos para poder tomar decisiones e identificar qué es importante y qué puede ser opcional,
  • Recurrí a presupuestos históricos de eventos que ya hayas organizado e identificá los valores que necesites y actualizalos si crees que pueden haber cambiado,
  • Replanteá los gastos siguiendo los pasos de esta simple guía sobre cómo calcular el ROI de un evento.

¿Buscando una plantilla simple de usar para empezar armar el presupuesto de tu próximo evento? Descargá la Plantilla de presupuesto de eventos lista para usar y tener un mejor control.

2. Hacé un análisis sobre la relación precio/experiencia del participante en el evento

Analizá el valor de lo que los participantes reciben a cambio de lo que pagan”, recomienda Darrah Brustein, fundadora de Network Under 40

Al determinar los precios, uno debe ponerse en el lugar del participante. Para los fanáticos de la música electrónica, ir a un evento en el que toca su Dj preferido mientras disfruta de un show de luces y sonido de calidad puede ser un sueño hecho realidad. Pero para las personas a las que les importa menos este tipo de música, pagar por un evento como ese, es una pérdida de dinero.

Eso significa que tenés que entrar en sintonía con tu audiencia para encontrar el precio justo, dice Darrah Brustein, fundadora de Network Under 40 y de la conferencia virtual Life by Design, Not By Default.

“Si tus participantes son directores ejecutivos de empresas grandes e internacionales, a los cuales les interesa escuchar  experiencias de oradores de renombre, cobrarás distinto que a un evento pequeño para hacer contactos entre dueños de PYMES”, comenta. Por ejemplo, cobrar entre $600 y $1500 la entrada o inscripción a un evento de Networking, y entre $2500 y $5000 a una conferencia cuyo orador es internacional y su aporte, experiencia y temática es muy valorada por altos ejecutivos.

3. Calculá la oferta y la demanda

“Hay una gran predisposición en las personas por gastar dinero en experiencias únicas y que tienen un gran significado para ellas” — dice Melanie Forstall Lemoine, colaboradora de Scary Mommy y Today Show Parents
Las personas que asisten a tipos de eventos específicos (música, yoga o aficionados al animé) a menudo buscan experiencias únicas por las que están dispuestos a pagar mucho dinero. Por eso hay que ser realistas sobre si tu evento apunta a una demanda única en la comunidad, para poder cobrar de acuerdo a sus expectativas.

“Las personas están dispuestas a pagar más cuando consideran que un evento aportan valor a sus vidas o los hacen vivir experiencias únicas”, dice Akcaoglu.

Una manera de conocer contra qué compite tu evento es investigar el mercado. Luego hacer una lista de esa competencia, identificar cuál es su valor/diferencial y así tener una idea sobre cómo ofrecer algo distinto y único que haga que te elijan a vos y a tus eventos.

Estos son tres datos que se deben recopilar cuando se realiza una investigación de mercado:

  • El tamaño del evento, incluido si se realiza varios días o no, y cuántas personas asistirán,
  • Cuánto cuestan las entradas, incluidas las entradas vip, las entradas anticipadas y los descuentos,
  • El propósito del evento, por ejemplo, lo que ofrece a los participantes.

4. Experimentá con el precio a medida que adquirís popularidad

“Arrancamos con un valor bajo cuando comenzamos a dictar nuestras clases. Una vez que vimos su popularidad, lentamente fuimos aumentando los precios hasta que encontramos el nivel óptimo.” comenta  Susie Martin, cofundadora de It’s for Charity Events!

Independientemente de si organizás clases de yoga, eventos sociales, espectáculos, shows o conferencias, construir la demanda para tu evento toma tiempo, lo que justifica un precio mayor en el largo plazo. Por eso, cuando recién se empieza, podría ser necesario disminuir el precio para hacer correr la voz y formar esa comunidad que luego te seguirá y será fiel más allá del precio si les entregás un valor diferencial.

En definitiva, está bien incrementar los precios, pero hacerlo de apoco o cuando identifiques que tus eventos se han vuelto populares:

  • Aumentá paulatinamente, para que no moleste a tus seguidores,
  • Comunicá con anticipación a los participantes que los precios aumentarán,
  • Disminuí el impacto del reciente aumento con un descuento por tiempo limitado.

En general, alrededor del 45 % de los compradores de entradas vip están dispuestos a gastar un 50 % más que el valor de una entrada o inscripción general.

¿Te interesa saber cómo comunicar la venta de entradas o inscripciones a un evento?

Enterate qué es lo básico y no debe faltar al momento de comunicar y lanzar la venta de entradas o inscripciones a tu próximo evento.