“Para ser organizador profesional de congresos se necesita visión y amplitud”

 

Ella es Silvana Biagiotti, reconocida organizadora de congresos del país y responsable de SB Congresos y Eventos y de SB División Turismo. En esta ocasión, tuvimos la oportunidad de reunirnos con esta importante mujer, premiada por la Global Business Corporation en la categoría Liderazgo Empresarial. Sin dudas, la palabra autorizada para hablar de todos los factores que determinan la organización de un congreso.

Sus comienzos

Mi pasión por los congresos nació hace varios años, cuando trabajaba en la Sociedad Argentina de Pediatría. Mi primer congreso fue justamente para esta institución. Fue todo un desafío porque fue el más grande de Argentina.

Allí comence a descubrir un mundo atrapante y me dediqué a perfeccionarme. Un OPC (organizador profesional de congresos) debe tener capacidad de visualizar a corto, mediano y largo plazo (tener visión de futuro) debe ser muy abarcativo y tener amplitud para llegar a la perfección.

organizador de congresosSu empresa

Somos una empresa pequeña pero multifacética. Ofrecemos múltiples resultados, estamos atentos a varias acciones a la vez. 

El equipo fijo es de 5 personas: Dos personas se encargan de la empresa de turismo, otras dos de todo lo científico y de aspectos generales y también tenemos una directora ejecutiva. Además, contratamos un staff temporario en el que participan aproximadamente 20 chicos profesionales. 

Siempre el contenido del congreso lo desarrolla nuestro cliente, pero nosotros hacemos trabajos de complemento, estamos en todas las reuniones. Tenemos un alto grado de especialización y calidad (fuimos premiados por 3 asociaciones internacionales) y manejamos un excelente nivel de servicios profesionales.

Generamos confianza y tratamos de aprender e incorporarlo todo, siendo eficientes y prácticos. Nos adaptamos a las necesidades del cliente o del “delegado” como nosotros le llamamos.

Definición de congreso

congreso exitoso

Un congreso no es para que se luzca el organizador, sino la persona que te contrata, por ejemplo el presidente de una asociación. Esa persona será la más importante de su especialidad a nivel regional nacional y mundial y, obviamente, nosotros contribuiremos a eso. Mi objetivo es que mi cliente se luzca ante sus colegas en el marco de un congreso impecable y cuidado.

Lo más importante de un congreso es el área técnica y científica. Generalmente, existen sub ítems dentro de un ítem, es decir, tenemos que organizar cenas, eventos, rondas de negocios, cocktails, etc. y todos esos eventos forman parte del congreso. Es muy complejo y requiere de una gran logística porque dentro de cada área tenés otras que se van abriendo.

lo mas importante congresoLa importancia de la sede

En Argentina hay provincias – sede con infraestructura (con 10 o 12 salas en paralelo) para contener a 5 mil participantes, que  cuentan con la suficiente conectividad para que puedan arribar. Los requisitos técnicos son muchos y solo algunos destinos los cumplen: Salta, Córdoba, Mendoza y Buenos Aires.

Si bien la mayoría de los congresos son de menos de 500 personas (el 80%) el resto suele abarcar entre 5 mil y 10 mil participantes. Para tanta gente es importante contar con cierta cantidad de sillas, camas y plazas hoteleras y conectividad aérea y terrestre. Además, obviamente, de una serie de servicios de calidad (turismo, transporte, traductores, equipos técnicos, etc.)

sedes de congresosTendencias en congresos

Creo que las aplicaciones y los eventos sustentables son las tendencias que se vienen. En un futuro cercano manejaremos todo a través del teléfono.

Hay que tomar conciencia del medio ambiente y dejar de imprimir. Utilizar más la tecnología, las pantallas táctiles, utilizar elementos reciclables, en fin… Pensar en cómo llegar a los clientes y participantes a través de la tecnología.

Eventbrite

La plataforma online me salvó la vida cuando en nuestro país se cerró la posibilidad de ingresar dinero debido al cepo. Para los congresos internacionales fue una gran ayuda, cobrábamos las inscripciones en el exterior y con tarjeta en Argentina.

Por otro lado, la base de datos que se genera es bastante prolija y ordenada. Solemos hacer campañas de email y enviar información del congreso. La gente suele consultar mucho el sitio web.

congresos sb

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