Cómo organizar una jornada exitosa: Voces Vitales Argentina

Hoy queremos presentarles el caso de éxito de Voces Vitales Argentina, una organización dedicada a promover el liderazgo de las mujeres e impulsar su crecimiento en el sector donde se desempeñan. Año a año, Voces Vitales organiza una jornada anual en donde participan muchísimas personas, se debaten temas, se crean espacios de networking y se desarrolla un Marketplace en torno a la misma.

Una de las responsables de la organización de la jornada anual de Voces Vitales es María Emilia Vanín, quien muy amablemente nos explicó el proceso de organización de este evento que convoca a más de 600 personas y que, hace unos días, transitó su 7ª edición.

A continuación, María Emilia nos cuenta el paso a paso para lograr un evento exitoso y productivo para una organización.

Objetivo de la jornada

Nuestro objetivo era inspirar y contribuir al desarrollo pleno de las mujeres en diversos ámbitos. Durante la jornada, se compartió la visión de mujeres y varones líderes de la política, del sector privado y de la sociedad, que ayudan a reflexionar sobre la necesidad de trabajar en conjunto para la construcción de una sociedad más equitativa e inclusiva.

Actividades de la Jornada

La 7ª jornada anual se realizó en el Hotel Panamericano y contó con diferentes conferencias, paneles y un variado Marketplace.

Hace unos años hacíamos la jornada con formato auditorio pero desde el año pasado decidimos colocar mesas redondas para que las personas puedan generar conexiones y hacer networking.

Un momento clave es la entrega del reconocimiento al hombre Voz Vital. Este año quedó en manos del periodista Maximiliano Montenegro por haber trabajado en pos de los derechos de la mujer.

Roles del equipo organizador

Mariana Massaccesi es la coordinadora general y la encargada de gestionar todo el contenido. Yo coordino la organización, la comunicación y la logística de la jornada y mi compañera Valeria trabaja a la par mía y se ocupa de todo lo referido al Marketplace que se realiza durante la acreditación el día de la jornada.

Además contamos con la ayuda de 3 personas ajenas al staff: Una organizadora de eventos, una especialista en comunicación y otra en relaciones públicas.

Difusión

Comenzamos armando una gacetilla para prensa y también la subimos a nuestra web. Diseñamos flyers con el link a la inscripción de la jornada y los enviamos por email a nuestra base de datos.

El año pasado decidimos como acción de marketing generar un video a modo de resumen, pensando justamente en la difusión de este año.

Las redes sociales también son un medio importante para nosotros. Y el hecho de que algunas personas que integran la red Voces Vitales Argentina, actúen como promotores y nos ayuden a difundir y a convocar a otras personas (sobre todo de las provincias) es sensacional.

Sponsors

Hay sponsors anuales y otros que se contratan exclusivamente para la jornada. Algunos nos dan sus servicios y productos, es decir son donantes en especie.

Armamos las propuestas personalizadas, los contactamos (en algunos casos nos contactan a nosotros) tenemos una reunión y luego seguimos la negociación según sus intenciones y objetivos.

Gestión online del evento

Decidimos utilizar Eventbrite ya que unifica varios puntos que hacen a la organización de un evento. Tenés todo en un solo lugar y cuando la organización y los recursos son chicos, conviene contar con esta tecnología.

Lo que destaco de la herramienta es que te da la chance de personalizar el formulario de inscripción, colocar la agenda y los logos de sponsors, cobrar las entradas al evento y tener a mano el listado de los asistentes (algo ideal para la base de datos y para el momento de acreditar).

Hoy en día todo es online, hay que unificar procesos y simplificar el trabajo.

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Imagen: Davide Berri

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