Fueron muchos meses de planificación para el gran día. Invertiste tiempo y paciencia, motivaste a todo un equipo de colaboradores y ahora ¡mira qué éxito!

Los participantes intervinieron de forma orgánica durante la programación, los imprevistos se superaron de manera eficiente y tu evento cosechó muchísimos comentarios positivos en las redes sociales, lo cual aportó esa incomparable sensación del deber cumplido.

Pero convengamos que la satisfacción personal por un trabajo bien hecho es solo la mitad de la recompensa, y no solo de inversiones inmateriales vive tu evento.

Llegó el momento de calcular el retorno sobre la inversión (ROI) y saber si la planificación financiera también marchó bien, con un saldo positivo, o si será necesario reajustarla para las próximas ediciones.

Para ayudarte en esa misión, preparamos un paso a paso con cinco etapas de cómo calcular el ROI con exactitud.

1. Aprende cómo calcular el ROI del evento

Cuando se trata de eventos en los que el objetivo es generar ganancia mediante la venta de entradas o inscripciones, ese cálculo es todavía más simple.

Al valor total de ingreso por ventas se le resta el costo total del evento. Y después se divide esta cifra por el costo total del evento. El resultado se expresa en un porcentaje, que se multiplica por 100. De esa forma:

           Ingresos – Costo

ROI =  ————————   X 100

                  Costo

 

Para facilitar el cálculo del ROI:

  • toma como INGRESOS todo lo que se recaudó con las ventas; y
  • como COSTO todos los gastos necesarios para llevar adelante el evento.

Cuando consideres los gastos, debes incluir tus horas de trabajo y las de tu equipo, aunque no hayas efectuado un pago extra por el tiempo dedicado. Esto te dará una idea más exacta del costo real.

Usando esta fórmula sencilla, es posible analizar desde una empresa como un todo hasta cuestiones más puntuales como tu evento. En este caso, tu ganancia. Si el ROI da como resultado 100%, significa que duplicaste tu inversión. ¡Bien hecho!

Pero es importante hablar también sobre qué ocurre si el objetivo de tu evento no es generar ganancias de las ventas de entradas e inscripciones. Eso nos lleva al segundo paso.

2. Identifica el objetivo principal de tu evento

Ya sabes que el objetivo del ROI es calcular la ganancia con relación al costo de una inversión. Pero en los eventos en que se generan oportunidades de venta para un negocio o en los que se dirigen acciones de concientización para una causa, se lo puede ajustar para calcular el valor neto de todo el trabajo.

Para que esto se logre de la mejor forma, debes plantearte preguntas como estas: ¿Cuál es el objetivo final de mi evento?

  • ¿Generar oportunidades calificadas?
  • ¿Atraer nuevos ejecutivos?
  • ¿Crear una campaña de sensibilización o lanzar un nuevo producto?

Una vez preparada la lista, identifica solo un objetivo principal. Ten en mente el resto de los objetivos, pero recuerda que estos no medirán el éxito de tu evento.

Por ejemplo, si estás organizando un evento de recaudación de fondos para una entidad de beneficencia, tu objetivo principal debe ser recaudar fondos. Pero un segundo objetivo puede ser llamar la atención del público sobre tu causa.

3. Define los objetivos mensurables relacionados con tu meta

Una vez definido el objetivo principal, deberás establecer las etapas específicas necesarias para lograr el resultado deseado.

Supongamos que tu objetivo principal es desarrollar el reconocimiento de la marca. Deberás medir factores como la cantidad de personas que participaron del evento y el volumen de cobertura alcanzado en la prensa y redes sociales.

Convertir esos factores en datos mensurables es, por ejemplo, estipular que tus objetivos sean:

  • atraer 2000 participantes
  • sumar 1000 seguidores en las redes sociales; y
  • lograr menciones destacadas en 10 medios de prensa.

Incluso algo tan intangible como estimular el “espíritu de comunidad en tus participantes” puede calcularse con métodos palpables.

En ese caso, podrías hacer una encuesta entre los participantes sobre esa percepción antes y después del evento y observar la diferencia basándote en el análisis de datos.

Solo recuerda usar la misma serie de preguntas para poder analizar el feedback cuantitativo. Así, sabrás cómo calcular el ROI de tu evento independientemente de su objetivo.

4. Recopila datos y monitorea tu progreso

Sea cual sea el modelo de ROI que estés usando (tradicional basado en total de ingresos o basado en otros factores), es momento de elegir cómo controlarás el rendimiento y cómo calcularás el ROI.

Un buen comienzo es aprovechar tu canal de ventas de entradas e inscripciones para captar toda la gama de opiniones disponibles. Con la información del participante y de su recorrido en la página en línea del evento, se puede identificar el importe de las ventas, la ganancia, la cantidad de compras no concretadas y mucho más.

Partiendo de ese punto, es posible fomentar el uso de una amplia variedad de herramientas para acompañar tu progreso.

Por citar un caso, las encuestas en línea pueden ayudar a medir la satisfacción de los participantes. Un software de CRM como Salesforce, que se integra con la plataforma Eventbrite, puede ayudarte a acompañar las oportunidades generadas de tus eventos.

Si usás Eventbrite, más de 170 integraciones te permiten compilar y sincronizar datos con los eventos fácilmente.

5. Analiza y entiende los resultados

Has compilado una cantidad de datos relacionados con tu meta y tus objetivos. ¿Y ahora qué?  Por sí mismos, los datos compilados no dirán mucho sobre el éxito del evento. Pero trabajar con ellos puede darte una visión más profunda de tu ROI.

Para analizar los datos de forma correcta y lograr comprender los resultados, imaginemos el siguiente escenario. Supongamos que tu evento captó 80 clientes potenciales de ventas calificadas, y tu objetivo era 50. Esto significa que superaste la meta en un 60%.

Ahora puedes calcular el costo por cliente potencial: divide el costo de realización del evento por el número de clientes potenciales obtenidos.

En este ejemplo, el evento de generación de cliente potencial tiene un retorno positivo sobre tu inversión, aunque no hayas obtenido ganancias de forma directa.

Cómo generar más ganancias con tus datos

Ahora que conoces todas las formas de calcular el ROI de tu evento, solo necesitas identificar la mejor plataforma para tus entradas e inscripciones.

Con esa ayuda, puedes obtener y compilar más fácilmente los datos que te permitan obtener resultados más concretos.

¿Listo para aprovechar más a tu evento?

 

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