Antes del Evento

Cómo usar los datos de un evento para ganar sponsors

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La tecnología ha revolucionado la forma en que se organizan los eventos y también la forma de ganar sponsors. Es fundamental tener en cuenta todos los datos que se recolectan en un evento (desde la planificación hasta el final) para demostrarles a los patrocinadores la calidad del evento y lograr ganar más sponsors para la próxima.

Años atrás, los organizadores de eventos debían invertir dinero en conocer y obtener un análisis de los datos precisos de su evento. Muchas consultoras o empresas dedicadas a la medición les ofrecían sus servicios, que por cierto no eran para nada baratos. Pero, para bien, todo ha cambiado…

Gracias a el análisis que se puede hacer de los datos, a través de herramientas gratuitas, la mayoría de los eventos han podido sumar sponsors que antes les costaba muchísimo conseguir y mantenerlos, brindándoles valor permanentemente.

Datos que más importan a los sponsors

  • Ventas de entradas / registro: ¿Cuáles son tus registros de asistencia? ¿Han crecido cada año? Si demostrás que estás atrayendo cada vez más a los asistentes, los patrocinadores notarán que les conviene ser parte de tu evento o asociarte con vos.
  • Datos demográficos, intereses y ubicación geográfica: Los sponsors estarán interesados en saber edad, sexo y ubicación de los participantes o público del evento. Quizás en segundo plano también indaguen sobre su educación, profesión e ingresos.
  • Ingresos generados por los patrocinadores anteriores: Si has realizado eventos anteriores, podés compartir los datos que hablen de como han salido favorecidos.
  • Alcance del evento: ¿La gente está hablando de tu evento en Internet? Realizá un seguimiento de cuándo, dónde y con qué frecuencia se menciona tu evento en un sitio web, blog, red social o sitio de noticias. Demostrale a los posibles patrocinadores que tu evento genera comunidad, que es atractivo y dá que hablar.

Herramientas gratuitas para conseguir datos de un evento

Ahora que ya sabés qué datos son importantes para los patrocinadores, te enseñaré a dar con ellos, mediante herramientas sencillas.

Google Analytics: Esta poderosa herramienta de análisis web te proporciona una visión global del tráfico de tu sitio web del evento. Es fácil de configurar y fácil de usar y, lo mejor, ¡es gratis!

Con Analytics, podrás obtener:

√ Datos demográficos, intereses y ubicación geográfica
√ Información sobre de dónde vienen los visitantes. De qué redes sociales, anuncios pagados, búsquedas orgánicas, etc – están impulsando la mayor parte del tráfico, y que son más eficaces en la conversión de visitantes en los asistentes.

√ Información de comportamiento sobre cómo las personas utilizan tu sitio web. Páginas vistas, tiempo que se quedan en la página, porcentaje de personas que se van, contenidos más populares, etc.

Alertas de Google: ¿Te gustaría saber cuando la gente habla acerca de su evento? Usá alertas de Google para que te llegue un mensaje cada vez que alguien menciona tu evento: Un patrocinador, un orador, la prensa, etc.

Facebook Insights: Esta herramienta gratuita te permite conocer más acerca de tus asistentes. Conocé quiénes son y cómo se comportan a la hora de comprar (qué productos o servicios los atraen).

Eventbrite: Si organizás tu evento mediante esta plataforma online podés tener datos inmediatos de quiénes compran entradas, hacer un seguimiento de las ventas a cualquier hora, determinar qué campañas de marketing están funcionando mejor y en qué redes o simplemente llevar un control de los ingresos y disponer de ellos antes del evento (esto es importantísimo).

SurveyMonkey: El envío de una encuesta, ya sea antes, durante o inmediatamente después de un evento es una gran manera de obtener información más cuantitativa y cualitativa sobre los asistentes.

Conclusión
Si querés acercarle a un sponsor una propuesta clara, contundente y con todas las de ganar, tené en cuenta los consejos anteriores. Mostrales a los patrocinadores el verdadero beneficio que obtendrán al trabajar con vos y no se irán jamás de tu lado.

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